Algemene voorwaarden
Artikel 1 – Definities
Organisator: OfflineRetreats is de handelaar die dit evenement samenstelt en deze – al dan niet via een doorverkoper – aanbiedt.
Deelnemer: iedere persoon die met de organisator een overeenkomst betreffende een evenement wil sluiten en iedere persoon die op grond van de overeenkomst het recht heeft om deel te nemen;
Externe dienstverlener: de dienstverlener die op locatie het evenement uitvoert, zoals coaches, sprekers, accomodatieverschaffers, vervoerders, externe gidsen etcetera.
Overeenkomst: de overeenkomst inclusief deze voorwaarden waarbij de organisator zich jegens de deelnemer verbindt tot het verschaffen van een evenement. Men spreekt pas van een overeenkomst wanneer alle opgevraagde informatie naar waarheid is ingevuld en er aan de betalingsverplichting bij boeking is voldaan.
Schriftelijk: op schrift of langs elektronische weg waaronder per e-mail.
Voorwaarden: deze algemene voorwaarden;
Evenement: het desbetreffende aangeboden product op OfflineRetreats
Artikel 2 – Toepasselijkheid voorwaarden
2.1 De Algemene voorwaarden zijn van toepassing op ieder aanbod van OfflineRetreats en op alle huidige en toekomstige overeenkomsten, leveringen, commerciële relaties en overige rechtsverhoudingen tussen Partijen. De Algemene voorwaarden van Deelnemer worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.
2.2 Op reisdiensten die niet met de organisator zijn overeengekomen zijn de voorwaarden van de leverancier van die reisdienst van toepassing.
2.3 Afwijkende en aanvullende voorwaarden dienen schriftelijk te worden overeengekomen. Afwijkende bepalingen in de individuele overeenkomst hebben voorrang boven deze voorwaarden.
Artikel 3 – Totstandkoming overeenkomst
3.1 Het aangeboden evenement omvat de diensten en voorzieningen die in de publicaties van de organisator uitdrukkelijk zijn omschreven. De inhoud van het aanbod wordt uitsluitend bepaald aan de hand van de door of namens organisator verstrekte informatie. Informatie in publicaties van externe dienstverleners zijn geen onderdeel van het aanbod, ongeacht of er een link naar is opgenomen in het aanbod van de organisator.
3.2 De vermelde duur van het evenement staat aangegeven in uren, dagdelen of hele dagen, waarbij bij een retraite de dag van aankomst en de dag van vertrek als hele dagen worden geteld.
3.3 De overeenkomst komt tot stand door de aanvaarding door de deelnemer van het aanbod van de organisator, meer specifiek door invulling en verzending van het boekingsformulier zoals dit door organisator op haar website wordt aangeboden of door een akkoord per e-mail. Men spreekt pas van een overeenkomst wanneer alle opgevraagde informatie naar waarheid is ingevuld en er aan de betalingsverplichting bij boeking is voldaan. Organisator verstuurd een boekingsbevestiging aan de deelnemer ter kennisgeving dat het evenement definitief is geboekt.
3.4 Kennelijke fouten in het aanbod binden de organisator niet. Dit betreft het aanbod van een prijs, de inhoud van het evenement, de aangeboden dienst of andere informatie waarvan de deelnemer, gelet op alle omstandigheden, er redelijkerwijze niet vanuit mocht gaan dat de organisator heeft bedoeld dit te verklaren. Indien er reden is tot twijfel aan de juistheid van de prijs of informatie dient de deelnemer navraag te doen.
3.5 Indien de deelnemer bepaalde voorkeuren voor of bij het aangaan van de overeenkomst kenbaar maakt, kunnen er slechts rechten aan worden ontleend voor zover deze voorkeuren als bijzondere wens zijn geaccepteerd via een schriftelijke toezegging van de organisator aan de deelnemer dat de voorkeur zal worden ingewilligd. De enkele vermelding als voorkeur op reisbescheiden en/of eventuele boekingsbevestiging is hiertoe onvoldoende.
3.6 Indien de deelnemer uiterlijk zeven dagen na het aangaan van de overeenkomst vereisten in verband met medische gesteldheid of vanwege andere zwaarwegende belangen aan de organisator als 'vereiste' kenbaar maakt via het boekingsformulier of achteraf via een e-mail aan info@offlineretreats.nl geldt dit als een opschortende voorwaarde voor de totstandkoming van de overeenkomst. De organisator dient het 'vereiste' binnen een redelijke termijn af te wijzen of deze te bevestigen en zorg te dragen dat hieraan wordt voldaan. Een termijn van 7 dagen na ontvangst door organisator van het door deelnemer volledig en naar waarheid ingevulde formulier omtrent relevante persoonlijke informatie, wordt in ieder geval als redelijk gezien. Wijst de organisator het vereiste af, dan komt er geen overeenkomst tot stand. Bevestigt de organisator het 'vereiste' dan komt door het versturen van bevestiging van acceptatie van het vereiste de overeenkomst tot stand. Indien aan de vereisten meerkosten zijn verbonden en deze zijn bekend, doet de organisator de deelnemer een nieuw aanbod.
3.7 Indien aanvaarding door de reiziger via elektronische weg geschiedt, bevestigt de organisator de ontvangst van de door deelnemer verstuurde aanvaarding middels een boekingsbevestiging.
3.8 De organisator stuurt uiterlijk binnen 3 dagen na de boeking van het evenement een boekingsbevestiging per e-mail.
3.9 Een boeking van het evenement is definitief. De deelnemer heeft geen recht om de overeenkomst te herroepen.
3.10 De deelnemer die het evenement boekt dient meerderjarig te zijn en enkel een overeenkomst voor zichzelf aan te gaan. Het is niet toegestaan boekingen voor derden te maken en/of persoonsgegevens van derden tijdens het boekingsproces te verstrekken.
Artikel 4 – Informatie door de organisator
4.1 Vermelde prijzen gelden per persoon.
4.2 Bij het sluiten van de overeenkomst of onverwijld daarna, verstrekt de organisator de deelnemer de boekingsbevestiging per e-mail. In deze communicatie staat betreffende evenement en eventuele geaccepteerde bijzondere wensen vermeldt.
4.3 Deelnemer is ten alle tijden zelf verantwoordelijk voor het vervoer van en naar de locatie waar het evenement plaatsvind, tenzij anders is overeengekomen.
4.4 De boekingsbevestiging die deelnemer ontvangt van organisator geldt enkel als bewijs van aanwezigheid voor het evenement. Eventuele (reis-)documenten zoals identiteitsbewijs, vliegtickets, etcetera zijn voor eigen verantwoordelijkheid van de deelnemer.
4.5 De organisator verstrekt de deelnemer voor de totstandkoming van de overeenkomst geen inhoudelijke informatie over de mogelijkheid om een annuleringsverzekering en/of reisverzekering af te sluiten. Wel geven wij het dringende advies een annuleringsverzekering en/of reisverzekering af te sluiten.
4.6 De organisator is geen pakketreisaanbieder.
Artikel 5 – Informatie door de deelnemer
5.1 Tijdens het tot stand komen van de overeenkomst verstrekt de deelnemer die de boeking verricht alle opgevraagde en relevante persoonlijke informatie. Indien de verstrekte informatie onjuist of onvolledig is kan dit tot gevolg hebben dat de deelnemer tijdens het evenement per direct verdere deelname kan worden geweigerd. Alle daaruit voortvloeiende kosten komen voor rekening van de deelnemer. De som of een gedeelte daarvan wordt door organisator niet gerestitueerd.
5.2 Indien bij het evenement nadrukkelijk wordt aangegeven in de omschrijving en de bevestigingsmail dat het evenement i.v.m. de locatie niet geschikt is voor mensen met mobiliteitsbeperkingen dient de deelnemer zich in acht te nemen dat er met geen mogelijkheid aanpassingen kunnen worden gedaan om deelnemers met mobiliteitsbeperkingen tegemoet te komen, op welke manier dan ook. Dit kan niet als onwil vanuit de organisator worden bestempeld maar is volledig afhankelijk van de mogelijkheden die de desbetreffende locatie biedt aan zijn deelnemers.
Artikel 6 – Betaling, annulering, wijziging en indeplaatsstelling
6.1 Tijdens de totstandkoming van de overeenkomst dient de deelnemer het gevraagde bedrag te voldoen. Wanneer aan deze betalingsverplichting is voldaan ontvangt de deelnemer van de organisator een boekingsbevestiging waarin de som helder wordt gecommuniceerd.
6.2. Indien de deelnemer de betalingsverplichting niet voltooid wordt deze niet als overeenkomst gezien.
6.3 Een deelnemer kan het evenement overdragen aan een andere persoon die voldoet aan alle aan het evenement verbonden voorwaarden. De deelnemer verzoekt de organisator uiterlijk 3 dagen voor aanvang van het evenement, althans in achtneming van een redelijke termijn waarbinnen de nodige handelingen kunnen worden verricht, om de persoon in de plaats te stellen. Overdracht is slechts mogelijk voor zover de voorwaarden van eventuele externe dienstverleners dit toelaten. Deelnemer draagt zelf de verantwoordelijkheid voor de organisatie rondom eventuele (reis-)bescheiden. De deelnemer en degene die zijn/haar plaats overneemt, zijn hoofdelijk aansprakelijk voor de financiële transactie en eventuele wijzigingskosten die daarmee gemoeid gaan.
6.4 Een verzoek tot wijzigen van de (start- en/of reis-)datum van een evenement vormt geen wijziging, maar een annulering. Hierop is het annuleringsbeleid van artikel 6 lid 6 van toepassing.
6.5 De deelnemer kan de overeenkomst te allen tijde voor aanvang van het evenement opzeggen. Opzegging dient schriftelijk te geschieden. De datum waarom de schriftelijke opzegging door de organisator wordt ontvangen geldt als het moment van opzegging. Bij ontvangst na 17:00 of buiten werkdagen om, wordt de volgende werkdag gezien als de datum van ontvangst.
6.6 Indien de deelnemer, om welke reden dan ook, niet meer kan deelnemen aan het evenement en wil annuleren dan gelden de volgende regels: a. tot twee maanden voor aanvang van het evenement ontvangt de deelnemer 50% van de totale deelnamekosten; b. binnen twee maanden voor aanvang van het evenement worden geen deelnamekosten terugbetaald.
Artikel 7 – Prijswijzigingen
7.1 De organisator behoudt zich het recht voor om met betrekking tot reeds aangegane overeenkomsten tot 7 dagen vóór de dag van het evenement de reissom te verhogen als gevolg van prijswijzigingen in kosten en/of op grond van wijzigingen in toepasselijke wisselkoersen.
7.2 Indien de verhoging meer dan 8% van de som bedraagt en er een extra betaling wordt gevraagd vanuit de organisator aan de deelnemer, heeft de deelnemer het recht om de overeenkomst te beëindigen. In dat geval heeft de deelnemer recht op onverwijlde terugbetaling van de betaalde bedragen. De organisator stelt de deelnemer in redelijke termijn waarbinnen de deelnemer schriftelijk kenbaar dient te hebben gemaakt of deze de overeenkomst beëindigt. Wordt de overeenkomst niet binnen de gestelde termijn beëindigd, geld de prijsverhoging als aanvaard en vervalt het recht op beëindiging.
7.3 Indien het recht op prijsverhoging is bedongen, heeft de deelnemer in voorkomend geval het recht te verzoeken om prijsverlaging overeenkomstig de prijsherzieningsmethode. Op het bedrag wat de deelnemer op basis van de eventuele prijsverlaging toekomt, wordt een bedrag van €30 euro aan administratiekosten ingehouden.
Artikel 8 – Wijzigingen door organisator
8.1 De organisator heeft het recht voor aanvang van het evenement de overeenkomst eenzijdig te wijzigen voor zover het niet-ingrijpende wijzigingen betreft. De deelnemer wordt hier schriftelijk en op duidelijke wijze van op de hoogte gesteld.
8.2 Indien noodzakelijk kan de organisator de voornaamste kenmerken van de overeenkomst voor aanvang van het evenement ingrijpend wijzigen. Hieronder valt eveneens het aanbieden van een alternatief evenement die indien redelijkerwijs mogelijk van minimaal gelijke kwaliteit is. De deelnemer kan in dat geval de wijziging aanvaarden of de overeenkomst beëindigen zonder betaling van annuleringskosten.
8.3 Indien de organisator niet of niet met een redelijke inspanning kan voldoen aan een overeengekomen bijzondere wens van de deelnemer kan de organisator het evenement op dit onderdeel wijzigen. De deelnemer kan in dat geval de wijziging aanvaarden of de overeenkomst beëindigen. De in artikel 6 lid 6 benoemde annuleringskosten zijn hierop van toepassing.
8.4 Bij ingrijpende wijzigingen stelt de organisator de deelnemer een redelijke termijn waarbinnen de deelnemer aan de organisator schriftelijk kenbaar dient te maken of deze de overeenkomst beëindigt. Wordt de overeenkomst niet binnen de gestelde termijn beëindigd, geldt de wijziging als aanvaard en vervalt het recht op beëindiging.
8.5 Indien de wijziging tot gevolg heeft dat de kwaliteit of kosten van het evenement verminderen, heeft de deelnemer recht op passende prijsverlaging.
8.6 Indien de deelnemer op grond van dit artikel de overeenkomst beëindigt en de deelnemer geen vervangend evenement aanvaart, betaalt de organisator alle door of namens de deelnemer betaalde bedragen onverwijld en uiterlijk binnen 14 dagen na schriftelijke kennismaking door deelnemer aan organisator van zijn bankgegevens (IBAN en volledige en correcte tenaamstelling) aan de deelnemer terug indien hij daar, met deze algemene voorwaarden in acht nemend, recht op heeft.
Artikel 9 – Opzegging door de organisator
9.1 De organisator kan de overeenkomst vóór aanvang van het evenement opzeggen en de deelnemer alle voor het evenement betaalde bedragen terugbetalen zonder een schadevergoeding verschuldigd te zijn in geval het aantal aanmeldingen kleiner is dan 8 personen en de deelnemer minimaal 7 dagen vóór aanvang van het evenement van de opzegging in kennis wordt gesteld, in geval van overmacht, waaronder wordt verstaan onvermijdbare en buitengewone omstandigheden.
9.2 In de bovenstaande gevallen betaalt de organisator reeds ontvangen bedragen onverwijld en uiterlijk binnen 14 dagen terug. Niet vergoed worden kosten die door de deelnemer zijn gemaakt voor diensten die buiten de overeenkomst vallen zoals inentingen, visa, aanschaf materiaal, verzekeringen en indien niet bij het evenement inbegrepen de vliegreis, tickets, accommodatie, en dergelijke.
9.3 Ingeval de deelnemer niet voldoet aan eventuele vooraf gestelde deelname-eisen of indien door of namens de deelnemer onjuiste of onvolledige informatie over ervaring, vaardigheden, lichamelijke of geestelijke gesteldheid of andere mogelijk relevante onderwerpen wordt opgegeven, heeft de organisator het recht de overeenkomst te beëindigen.
Artikel 10 – Verantwoordelijkheid
10.1 De organisator is verantwoordelijk voor de uitvoering van het evenement waarop de overeenkomst betrekking heeft, ongeacht of dit evenement door de organisator zelf of door een externe dienstverlener word uitgevoerd.
10.2 De organisator zal de deelnemer informeren over eventuele wijzigingen in het schema of de tijden. De deelnemer zal door de organisator enkel worden geïnformeerd op het bij de organisator bekende e-mailadres of mobiele telefoonnummer.
Artikel 11 – Conformiteit & non-conformiteit
11.1 De organisator dient de overeenkomst uit te voeren overeenkomstig de verwachtingen die de deelnemer op grond van publicaties, de overeenkomst en de omstandigheden op de locatie redelijkerwijs mocht hebben.
11.2 De deelnemer stelt de organisator en eventuele externe dienstverlener overeenkomstig onverwijld in kennis van een non-conformiteit die de deelnemer heeft geconstateerd tijdens de uitvoering van een in de overeenkomst opgenomen evenement en/of (reis-)dienst.
11.3 De organisator draagt er zorg voor dat de gemelde non-conformiteit wordt verholpen. De non-conformiteit behoeft niet te worden verholpen indien dit onmogelijk is of dit onevenredig hoge kosten met zich meebrengt, rekening houdend met de mate van non-conformiteit en de waarde van het betreffende evenement en de eventuele (reis-)diensten.
Artikel 12 – Hulp en bijstand
15.1 De organisator en/of externe dienstverlener verleent de deelnemer onverwijld hulp en bijstand indien de deelnemer in moeilijkheden verkeert door plaatselijke autoriteiten en hulpverlening in te schakelen.
15.2 De eventuele kosten die gepaard gaan met de door organisator of externe dienstverlener ingeschakelde hulp van derden wanneer de deelnemer in moeilijkheden verkeert zijn in elk geval voor rekening van de deelnemer en zijn of haar reis-, annulering- en/of zorgverzekering. Er kan door de deelnemer in geen enkel geval aanspraak worden gemaakt op een tegemoetkoming in de kosten die hiermee gepaard gaan.
Artikel 13 – Toerekening, overmacht en aansprakelijkheidsuitsluitingen
13.1 De deelnemer heeft in geen geval recht op schadevergoeding voor schade die de deelnemer oploopt als gevolg van non-conformiteit, voor zover de non-conformiteit is te wijten aan: a. de deelnemer; b. derden die niet direct bij de uitvoering van de overeenkomst zijn betrokken en de non-conformiteit niet kon worden voorzien of voorkomen; c. onvermijdbare en buitengewone omstandigheden.
13.2 Iedere vorm van aansprakelijkheid van de organisator en/of externe dienstverlener sluiten wij uit. Tenzij de schade volgt uit het overlijden of persoonlijk letsel van de deelnemer of de schade is veroorzaakt door opzettelijk dan wel nalatig handelen van de organisator en/of externe dienstverlener.
13.3 Indien de organisator aansprakelijk gehouden kan worden voor enige schade, waaronder ook schade die volgt uit het overlijden of persoonlijk letsel van de deelnemer, zal deze aansprakelijkheid in ieder geval beperkt of uitgesloten zijn tot de grenzen die zijn toegestaan volgens de ter zake geldende internationale verdragen en/of EU-verordeningen die betrekking hebben op de individuele diensten.
13.4 De organisator is niet aansprakelijk voor schade van de deelnemer die is gedekt door verzekeringen zoals zorg-, reis- of annuleringsverzekeringen.
13.5 Iedere aanspraak van de deelnemer op vergoeding van schade verjaart één jaar nadat het evenement heeft plaatsgevonden of indien het evenement geen doorgang vond twee jaar na de geplande datum van oorspronkelijke aanvang in de overeenkomst.
Artikel 14 – Verplichtingen Deelnemer
14.1 De deelnemer dient zich als een redelijk handelend deelnemer te gedragen en is verplicht alle aanwijzingen ter bevordering van een goede uitvoering van het evenement van de organisator en eventuele reis-dienstverleners op te volgen.
14.2 Bij niet naleving van aanwijzingen of in het geval een deelnemer overlast veroorzaakt, heeft de organisator dan wel de reis-dienstverlener het recht de deelnemer de verdere deelname aan het evenement of de reisdienst gedeeltelijk of geheel te ontzeggen. De deelnemer heeft in een dergelijk geval geen recht op restitutie van gelden. Verdere hierdoor ontstane kosten komen voor rekening en risico van de deelnemer.
14.3 Alvorens over te gaan tot uitsluiting van deelname wordt de deelnemer eerst een mondelinge of schriftelijke waarschuwing gegeven. Een waarschuwing is niet vereist indien dit niet van de organisator of externe dienstverlener gevergd kan worden gegeven de omstandigheden van het geval, waarbij in aanmerking wordt genomen dat het gedrag van de deelnemer, de verwachte kans op verbetering van het gedrag, het effect op het evenement en andere deelnemers, het risico op schade en de veiligheid van de deelnemers en anderen.
14.4 De deelnemer is aansprakelijk voor schade veroorzaakt door zijn gedrag, het niet nakomen van de verplichtingen in dit artikel of schade die anderszins aan hem moet worden toegerekend. De deelnemer vrijwaart de organisator en externe dienstverlener van aanspraken van de bij het evenement betrokken externe dienstverleners of derden voor schade die door de deelnemer is veroorzaakt of aan hem moet worden toegerekend.
Artikel 15 – Klachten
15.1 De organisator verstrekt voor aanvang van het evenement de contactgegevens in geval van nood van de organisator en in voorkomend geval diens lokale vertegenwoordiger.
15.2 Indien de deelnemer meent dat het evenement non-conform wordt uitgevoerd, dient hij deze non-conformiteit onverwijld, maar in ieder geval tijdens het evenement te melden bij de betrokken vertegenwoordiger zodat deze een oplossing kan vinden. De deelnemer dient de klacht tevens duidelijk bij de organisator te melden. Deze melding kan geschieden per e-mail, sms-tekstbericht, telefonisch of op werkdagen onder Nederlandse kantoortijden (9-17uur). De organisator verstuurt de deelnemer een bevestiging van de melding via hetzelfde medium.
15.3 De kosten van de noodzakelijke communicatie met de organisator komen voor rekening van de organisator. De deelnemer dient bij verblijf in het buitenland voor zover mogelijk de kosten te beperken onder meer door gebruik te maken van bellen via internet en e-mail.
15.4 Alle klachten die volgens de deelnemer niet of niet volledig zijn verholpen of gecompenseerd tijdens het evenement, dienen uiterlijk binnen twee maanden na afloop, schriftelijk en met redenen omkleed bij de organisator te zijn ingediend. De organisator is gehouden binnen een maand na ontvangst van de klacht gemotiveerd te reageren.
15.5 Het niet of niet tijdig klagen overeenkomstig het tweede lid (melden ter plaatse) van dit artikel kan van invloed zijn op de hoogte van een eventuele prijsverlaging of schadevergoeding, tenzij de belangen van de organisator door het niet tijdig klagen niet geschaad zijn. Klachten die na afloop niet tijdig zijn ontvangen worden niet in behandeling genomen, tenzij dit in de omstandigheden van het geval niet redelijk is.
Artikel 16 – Overige bepalingen
16.1 Ondergeschikten, hulppersonen en andere bij de uitvoering van de overeenkomst betrokken derden kunnen zich jegens de deelnemer beroepen op de bepalingen uit de overeenkomst en deze voorwaarden met inbegrip van de aansprakelijkheidsuitsluitingen.
16.2 Indien dwingend recht aan de geldigheid van een bepaling in deze voorwaarden in de weg staat of indien een bepaling wordt vernietigd, wordt die bepaling geacht te zijn geconverteerd naar een geldige bepaling die qua inhoud en strekking zo dicht mogelijk de oorspronkelijke intentie benadert.
16.3 Op het aanbod, de overeenkomst en de uitvoering van de overeenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing, tenzij dit in strijd is met dwingend recht. Onverminderd deze rechtskeuze komt een consument de bescherming toe die het dwingend recht van het land van zijn woonplaats hem biedt indien de organisator de commerciële activiteiten (o.a. reclame) betreffende het overeengekomen evenement richt op het land waar de consument woonplaats heeft, tenzij de diensten niet geheel of gedeeltelijk in dat land worden verricht.
16.4 De Nederlandse rechter is exclusief bevoegd, tenzij dit in strijd is met dwingend recht.
Organisator
OfflineRetreats is onderdeel van Ultimedia B.V.
Bouwstraat 4 7462 AZ Rijssen
KvK: 56986106
BTW: NL852390488B01
Bank: KNAB 0257 0332 97